Mit Excel Tabellen analysieren Sie Ihre Unternehmensdaten einfach und schnell

Obwohl die Grundfunktionen oft bekannt sind, gibt es erweiterte Tools und Funktionen, die Ihre Arbeit erheblich erleichtern und verbessern können. In diesem Artikel stellen wir Ihnen vier dieser Tools vor.

1. Pivot-Tabellen

Diese ermöglichen die dynamische Analyse grosser Datenmengen. Sie bieten die Möglichkeit, Daten zu kombinieren, zu sortieren und zu filtern, um Muster sowie Trends zu erkennen. Mit wenigen Klicks lassen sich aus Rohdaten übersichtliche Berichte erstellen. So können beispielsweise Summen, Durchschnittswerte und andere Berechnungen durchgeführt werden, ohne die Originaldaten zu verändern. Mit wenigen Klicks lassen sich Pivot-Tabellen erstellen und sind äusserst flexibel. Zudem ermöglichen es diese Pivot-Tabellen, Daten einfach aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten.

Beispiel
Sie sind in einem Unternehmen, das verschiedene Produktlinien vertreibt. Durch die Verwendung einer Pivot-Tabelle können Sie schnell den Gesamtumsatz pro Produktkategorie sowie die Umsätze nach Regionen und Vertriebskanälen analysieren. Dies ermöglicht es Ihnen, effektive Verkaufsstrategien zu identifizieren und gezielte Massnahmen zur Umsatzsteigerung zu ergreifen. Durch den Einsatz von Pivot-Tabellen sparen Sie wertvolle Zeit bei der Datenaufbereitung und erhalten schnell aussagekräftige Einblicke in die Vertriebsperformance Ihres Unternehmens.

2. Power Query

Power Query ist ein leistungsstarkes Tool zum Importieren, Transformieren und Bereinigen von Daten aus verschiedenen Quellen. Für die Datenanalyse müssen die Rohdaten oft mit mehrerer Zwischenschritten mühsam bearbeitet werden. Power Query kann dabei Daten aus anderen Dateien und Quellen abrufen und in Excel zusammenführen. Die Datenbearbeitung erfolgt über eine benutzerfreundliche Oberfläche, in der Sie Schritte zur Datenbereinigung und -transformation aufzeichnen können, die bei jeder Aktualisierung der Daten erneut ausgeführt werden.

Beispiel
Sie arbeiten mit mehreren Abteilungen, die unterschiedliche Systeme verwenden. Durch die Nutzung von Power Query können Sie alle Daten aus verschiedenen Quellen in einem Bericht zusammenführen. Dies ermöglicht es Ihnen, konsistente und genaue Berichte zu erstellen, ohne manuelle Dateneingaben oder mühsame Abstimmungsprozesse durchführen zu müssen.

3. SVERWEIS

Der SVERWEIS ist eine Funktion, die in einer Tabelle nach einem bestimmten Wert sucht und einen entsprechenden Wert aus einer anderen Spalte derselben Zeile zurückgibt. Diese Funktion ist besonders nützlich, um Daten aus verschiedenen Tabellen zu verknüpfen und zu konsolidieren. Der SVERWEIS sucht immer in der ersten Spalte des angegebenen Bereichs und gibt den Wert in der Zeile zurück, der sich in der gleichen Zeile in einer angegebenen Spalte befindet.

Beispiel
Wenn Sie regelmässig Bestellungen von verschiedenen Kunden erhalten, können Sie mit dem SVERWEIS schnell den entsprechenden Kundennamen zu einer Bestellnummer finden. Dies vereinfacht die Auftragsabwicklung und ermöglicht es Ihnen, effizienter mit Ihren Kunden zu kommunizieren.

4. Bedingte Formatierung

Die bedingte Formatierung ist ein Werkzeug, welches sie unterstützt, bestimmte Kriterien in Tabellen visuell hervorzuheben. Dies kann durch Farben, Symbole oder Datenbalken geschehen, die helfen, wichtige Trends, Muster sowie Ausreisser in den Daten schnell zu erkennen. Mit der bedingten Formatierung können Sie Regeln erstellen, die automatisch angewendet werden, um Daten zu formatieren, wenn sie bestimmten Bedingungen entsprechen. So lassen sich Datenansichten dynamisch anpassen und visuell ansprechend darstellen.

Beispiel
Angenommen Sie verwalten ein Portfolio von Kundenrechnungen. Durch die Verwendung der bedingten Formatierung können Sie schnell erkennen, welche Rechnungen überfällig sind. Dies ermöglicht es Ihnen, rechtzeitig Massnahmen zu ergreifen, um die Liquidität Ihres Unternehmens sicherzustellen und das Mahnwesen zu optimieren.

Fazit

Die oben genannten Excel-Funktionen sind wertvolle Werkzeuge für Finanzfachleute aber auch Laien. Sie helfen dabei, komplexe Daten zu verwalten, Berichte zu automatisieren und tiefere Einblicke in Finanzdaten zu gewinnen. Durch den Einsatz dieser Funktionen können Sie Ihre Effizienz steigern und fundiertere Entscheidungen treffen. Probieren Sie diese Tools in Ihrem täglichen Arbeitsablauf aus und erleben Sie die Vorteile selbst.

Darüber hinaus verspricht die Zukunft noch weitere Vereinfachungen und Effizienzsteigerungen im Finanzbereich. Tools wie ChatGPT und Cockpit R2 zeigen bereits heute vielversprechende Ansätze für die Automatisierung von Analyse- und Reporting-Prozessen. Mit fortschreitender Entwicklung und Integration solcher Technologien wird es Finanzfachleuten noch einfacher fallen, komplexe Daten zu verarbeiten und strategische Entscheidungen zu treffen.

Wir unterstützen Sie gerne bei der Implementierung der wichtigsten Tools für ihre Unternehmen.

Beispieldatei